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帳簿の保存期間と保存方法

法人(株式会社や合同会社)は、帳簿を備え付けてその取引を記帳するとともに、その帳簿並びに取引等に関して作成又は受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存しなければなりません。

 

帳簿書類の保存方法については下記の種類があります。

 

原則的な保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則としてアウトプットした紙により保存する必要があります。


6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法

帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。


電磁的記録による保存方法

自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、サーバ・DVD・CD等などに記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。


スキャナ読取りの電磁的記録の保存方法

保存すべき書類のうち、下記を除く一定の書類にはスキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます(帳簿については不可)。

① 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
② 取引の相手方から受け取った契約書、領収書及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除く)

なお、所轄税務署長の承認が必要です。

 

電子計算機出力マイクロフィルムによる保存

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルムにより保存することができます(事前に所轄税務署長の承認が必要)。


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